档案管理操作手册（二）

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档案管理操作手册（二）

1、档案审批

档案管理员审批提交的案卷时，在“档案审批”页面中，如下：

Ø 选择状态为未申请的案卷点击“申请”按钮，设置审核人、批量审批、查看原文件、审核通过/不通过等。

Ø 审核人员选中某条审批记录后点击“审核”按钮进行案卷审核。

Ø 审核通过后案卷状态为“审核通过”，案卷不可改。

Ø 审核不通过则退回到“未申请”状态，申请人员需重新整编案卷，提交申请。

2、开发利用2.1、借阅申请

Ø 选择填写 “非密借阅申请单”、“秘密借阅申请单”、“机密借阅申请单”

Ø 如果借阅人知道要借阅哪些案卷则可以直接点击“从项目中选择”按钮，如果不知道要借阅哪些项目可在推送列表中点击“进入”

Ø 从项目中选择：点击“添加借阅”按钮可在项目中选择案卷进行借阅，在弹出的页面中选择项目中的案卷或条目，点击“加入”按钮后进行“确定”操作

Ø 进入：点击“进入”按钮后会弹出个页面（如下图），选择需要的案卷或条目后，点击“保存”按钮，即完成操作。

Ø 最后点击“保存”按钮后完成借阅申请单

Ø 选择某条借阅申请单，点击“申请审核”按钮进行借阅单审核操作

2.2、归还管理

Ø 归还管理中显示审核通过的借阅申请单

Ø 点击“归还”按钮进入申请单（如下图），可查看具体案卷或条目内容

2.3、借阅咨询

借阅人员不知道自己要借哪些案卷时可在借阅咨询页面中填写咨询，咨询单将提交到档案室，由档案人员选择符合要求的案卷进行推送：

Ø 点击“添加咨询”按钮。

Ø 填写标题与内容描述，点击“保存”，完成借阅咨询。

Ø 选择某个咨询可修改咨询。

Ø 选择某个咨询可删除咨询。

2.4、借阅推送

档案室人员接受到借阅咨询单，根据表单描述选择相关的档案推送给借阅人员，具体步骤如下：

Ø 点击“查看”按钮可查看咨询详情。

Ø 在借阅咨询详情中点击“添加推荐”按钮选择案卷或条目后“保存”完成借阅推送。

2.5、推送列表

在“推送列表”页面中借阅人员可查询已经被推送的咨询单。

2.6、借阅审核

借阅人员填写好借阅申请单进行借阅申请后，需档案人员进行审核，如下：

Ø 档案室人员审核借阅人员的申请，可查看审核意见。

Ø 点击“审核”按钮后，进入申请单详情页面。

Ø 在申请单详情页面中点击“审核”按钮进行审核。

2.7、统计

统计系统可以提供本单位的借阅案卷及条目报表，系统可以自动生成报表格式， 根据时间、档号、件号、借阅人、类型、状态等统计借阅情况，查询状态、借阅人、档案、件号、题名、归还日期等等数据。

3、全文搜索

全文搜系统可以提供所有案卷、条目、收文报表，自动形成报表格式，根据所填的搜索条件搜索相应内容，并且提供导出Excel功能。

搜索时提供不同的搜索条件，点击“搜索”按钮即可搜索相应数据。

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